票据找零、无真实背景票据融资、货币资金、存货及现金管理、费用核算、部门设置、不相容职务未分离
企业会计准则及应用指南系列
票据找零、无真实背景票据融资、货币资金、存货及现金管理、费用核算、部门设置、不相容职务未分离
本文由【IPO案例号】整理自长沙族兴新材料反馈意见回复，转载请注明来源。
01问询
根据申请文件，发行人报告期内存在票据找零、无真实交易背景票据融资、货币资金内控瑕疵、存货及现金管理不规范、费用核算不准确、部门设置不规范、不相容职务未分离等内控不规范情形。
请发行人：说明报告期内发行人内控不规范情形的整改措施、落实效果及相关内控制度的运行情况，并说明下一步在完善内控方面采取的主要措施及执行情况、有效性。
【公司简介】长沙族兴新材料股份有限公司自2007年设立以来，一直致力于铝颜料和微细球形铝粉的应用研究和产品开发，主要产品分为铝颜料和微细球形铝粉两大类，其中微细球形铝粉系生产铝颜料的主要原材料。公司主要产品及其下游应用图示：
02回复
一、报告期内发行人内控不规范情形的整改措施、落实效果及相关内控制度的运行情况
关于报告期内公司存在的票据找零、无真实交易背景票据融资、货币资金内控瑕疵、存货及现金管理不规范、费用核算不准确、部门设置不规范、不相容职务未分离等内控不规范情形，公司采取了制度修订、组织架构调整、岗位调整、加强培训等系列措施进行整改，具体整改措施、落实效果及相关内控制度的运行情况如下：
（一）票据找零、无真实交易背景票据融资
1、整改措施
（1）加强相关人员的法律法规学习，组织高级管理人员及财务人员等集中培训，深入学习《票据法》《电子商业汇票业务管理办法》《监管规则适用指引——发行类第5号》等法律法规的规定，以进一步加强内控建设，提高相关人员合法合规操作意识；
（2）修订《货币资金管理制度》，完善与票据管理相关的内控制度，规范收票等具体情形及审批流程，严格规范票据流转，明确禁止实施无真实交易背景的票据流转行为，确保管理措施得到有效执行；
（3）在客户支付货款前与客户进行沟通，尽量使用和所需支付款项金额一致的承兑票据或银行转账方式，确实有客观原因只能接受客户大额票据的，通过银行转账完成找零，不再使用票据进行找零；
（4）曲靖华益兴不再进行无真实交易背景的背书转让，其收到的不能贴现的票据在无背书转让的情况下全部到期托收。
2、落实效果及相关内控制度的运行情况
修订完善后的《货币资金管理制度》对票据贴现和背书转让等事宜进行了明确规定，并对票据流转进行了严格规范。自2024年1月3日起，公司未再发生票据找零行为。整改后公司未再新增不具备真实交易背景的票据流转情形，《货币资金管理制度》得到有效执行。
（二）货币资金内控瑕疵
1、整改措施
（1）根据《会计法》《企业内部控制基本规范》等有关规定，对《货币资金管理制度》进行修订，对银行账户的开立和销户、以及资金支付、票据贴现和背书转让的具体审批流程进行明确规定；
（2）加强对财务人员的培训，增强其内控意识，提升专业水平。
2、落实效果及相关内控制度的运行情况
修订完善后的《货币资金管理制度》对银行账户的开立和销户，以及资金支付、票据贴现和背书转让的审批程序进行了明确规定。自修订后的《货币资金管理制度》发布至本回复出具日，公司银行账户的开立和销户按照修订后的制度进行严格审批并保留书面审批记录，《货币资金管理制度》得到有效执行。
（三）存货管理不规范
1、整改措施
（1）修订《存货管理制度》，在其中对存货管理进行进一步细化，包括对存货盘点的盘点计划、盘点过程和盘点总结等进行补充规定并增加相应的惩处措施制度；
（2）在修订后的《存货管理制度》中规定存货盘点过程中应当形成的底稿资料，包括盘点表和盘点差异分析报告，以及存货盘点中需要关注的其他事项；
（3）按照修订完善后的《存货管理制度》，加强对参与盘点的人员，包括仓库参与盘点的人员、财务人员进行培训，增加内控规范意识，并由内审部门监督检查。
2、落实效果及相关内控制度的运行情况
修订完善后的《存货管理制度》对存货的盘点计划、盘点过程和盘点总结等进行补充规定，并新增相应的惩处措施制度。2024年末，公司存货盘点的流程规范，并在盘点后按规定进行存货盘点总结，《存货管理制度》得到有效执行。
（四）现金管理不规范
1、整改措施
（1）修订《货币资金管理制度》，进一步明确有关杜绝白条抵库等关于现金管理的规定；
（2）对相关人员进行批评教育，并将组织集团财务人员系统地学习了《会计法》《内部会计控制规范》《企业内部控制基本规范》等有关规定的内容，杜绝再次发生此类不规范行为。
2、落实效果及相关内控制度的运行情况
公司已结合相关法律法规及公司实际情况修订并发布《货币资金管理制度》，在其中进一步明确有关杜绝白条抵库等关于现金管理的规定。自修订后的《货币资金管理制度》发布至本回复出具日，公司不存在上述现金管理不规范现象，《货币资金管理制度》得到有效执行。
（五）费用核算不准确、部门设置不规范
1、整改措施
（1）梳理并调整公司组织架构，对参与产品销售发货的仓管员工，进行明确的职责及岗位划分，使得其费用归集及归属更为清晰准确；
（2）修订完善公司《费用报销制度》，对公司采购的支付模式和费用报销等细节进行明确规定；
（3）针对调整后的公司组织架构，修订后的公司费用管理制度、销售与回款、以及存货管理相关内控管理制度，加强对公司市场及销售部、财务部人员的培训，增强财务记账内控规范意识。
2、落实效果及相关内控制度的运行情况
公司已于2024年11月28日召开第五届董事会第九次会议，审议通过了《关于调整公司组织架构的议案》，修订完善《费用报销制度》并对公司市场及销售部、财务部人员的培训。公司调整后的组织架构对相关岗位及职责的划分明确，能更为清晰准确的支撑费用的归集和归属；公司费用报销严格按照修订后的《费用报销制度》执行，自组织架构调整完成至本回复出具日，公司不存在上述不规范现象，《费用报销制度》得到有效执行。
（六）不相容职务未分离
1、整改措施
（1）根据相关法律和法规，结合公司实际情况，对《内部审计制度》进行修订并经第五届董事会第十次会议审议通过，其中与审计部负责人相关具体规定进行细化修改；
（2）公司于2024年11月28日召开第五届董事会第九次会议，审议通过免去辜利勇同志所兼任的审计部经理职务，由肖慧同志主持并全面负责审计部工作的事项；
（3）修订《存货管理制度》，明确发货流程中各岗位职责，同时明确仓库管理人员的独立性，与销售人员进行职责分离；
（4）对于无实际库存的苏州和济南办事处维持现有管理模式，由总部仓库统一发货，不增设仓库管理人员；对于有实际库存的青岛和常州办事处，已增设仓库管理人员，切实落实仓库管理与销售职责相分离；
（5）重新梳理会计工作岗位职责和人员安排，明确规范职责分工、权限范围和审批程序，对现有人员加强规范意识学习培训，以确保会计核算的编制和审核等不相容岗位相互分离；
（6）关于财务软件权限设置，由集团财务总监负责族兴新材和子公司长沙奥特会计凭证复核工作，由母公司财务经理负责子公司长沙奥特的记账工作，由子公司曲靖华益兴、湘西族兴财务总监负责相应子公司的会计凭证复核工作，除出纳以外的财务人员交叉进行制单和记账，以确保出纳、制单、记账和复核等岗位相分离；
（7）对原有业务财务系统进行全面建设与升级，进一步明确了各岗位的职责分工、权限范围和审批程序，确保岗位职责分离，并促进优化资源配置，进一步规范公司经营管理和完善财务核算体系，提高公司业财一体化管理与核算水平。
2、落实效果及相关内控制度的运行情况
公司已修订并发布《内部审计制度》《存货管理制度》，对相应岗位的设置、职责、权限和审批程序等进行明确规定，并通过职务调任、增设人员等方式对不相容岗位的人员安排进行调整。整改后，公司不存在上述不相容职务未分离的情形，《内部审计制度》和《存货管理制度》得到有效执行。
经上述整改措施，公司制度对报告期内存在的内控瑕疵进行了细化明确规定，制度设计合理、适当，自相关制度发布至本回复出具日，公司不存在上述内控不规范，相关制度得到有效执行，内控运行有效。根据天健会计师事务所（特殊普通合伙）出具的《内部控制审计报告》（天健审〔2025〕2-27号），天健会计师认为，公司于2024年12月31日按照《企业内部控制基本规范》和相关规定在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
二、说明下一步在完善内控方面采取的主要措施及执行情况、有效性
（一）根据实际情况需要，不断修订完善内控制度
公司已根据《公司法》《证券法》《北京证券交易所股票上市规则》《北京证券交易所上市公司持续监管办法（试行）》中华人民共和国审计法》等相关法律、法规，结合公司实际情况对《内部审计制度》《审计委员会工作细则》等公司治理和内部控制制度，并经第五届董事会第十二次会议和2025年第一次临时股东大会审议通过，将于公司上市后生效。
公司将对相关法律法规的制定、修订和废止等变更情况保持关注，并结合公司实际经营情况，适时修订更新公司内部控制的制度，保持公司各项制度合理、有效。
（二）进一步加强人员培训，增强内控规范意识
公司将进一步加强对财务人员、销售和采购人员等相关岗位人员的培训宣导，增强知识及专业水平和内控规范意识，促进内控制度的有效运行。
（三）持续开展内外部审计工作，保障公司内控持续有效运行
公司将严格按照相关法律法规和公司制度，持续开展内部和外部审计工作。并按照《审计委员会工作细则》，充分发挥公司审计委员会职能，对内、外部审计工作进行监督和核查，保障公司内控持续有效运行。
综上所述，公司通过制度修订、组织架构调整、人员岗位调整等措施对报告期内存在的内控不规范情形进行了系统的梳理和整改。经整改，公司内控制度设计合理并得到有效执行，整改后，公司不存在上述内控不规范情形。